Modul Cenové ponuky - Manuál ProfiPonuka
Modul Cenové ponuky je najdôležitejšou časťou aplikácie ProfiPonuka. Práve tu vytvárate cenové ponuky pre svojich zákazníkov, spravujete ich stav, komunikujete so zákazníkmi a vyhodnocujete úspešnosť obchodov.
Každá cenová ponuka je vždy:
- priradená ku konkrétnemu zákazníkovi,
- uložená v systéme,
- sledovateľná v čase od vytvorenia až po jej výsledok.
Vďaka tomu máte neustále prehľad o tom, v akej fáze sa Vaše obchody nachádzajú.
Zoznam cenových ponúk
Po otvorení modulu Cenové ponuky sa zobrazí tabuľka so všetkými ponukami, ktoré ste vytvorili.
Vyhľadávanie a filtrovanie
Nad tabuľkou sa nachádza vyhľadávacie pole, pomocou ktorého môžete ponuky filtrovať podľa:
- čísla cenovej ponuky,
- názvu alebo mena zákazníka.
Okrem vyhľadávania môžete použiť aj filter podľa stavu ponuky. Vďaka tomu si napríklad zobrazíte iba odoslané ponuky, ktoré ešte čakajú na reakciu zákazníka, alebo iba vyhraté ponuky.
Informácie v tabuľke
V zozname cenových ponúk vidíte pre každú ponuku:
- číslo ponuky,
- dátum jej vytvorenia,
- meno alebo názov zákazníka,
- adresu zákazníka,
- kontaktné údaje (e-mail, telefón, kontaktnú osobu),
- celkovú cenu bez DPH,
- cenu s DPH (ak ste platca DPH).
Tento prehľad Vám umožňuje rýchlo sa zorientovať aj pri väčšom počte ponúk.
Vytvorenie novej cenovej ponuky
Novú cenovú ponuku vytvoríte kliknutím na tlačidlo Pridať. Po kliknutí sa otvorí detail novej, zatiaľ prázdnej ponuky, ktorú postupne vyplníte.
Vytváranie ponuky prebieha priamo v jej detaile a pozostáva z viacerých krokov, ktoré môžete vykonávať v ľubovoľnom poradí.
Detail cenovej ponuky
Detail cenovej ponuky je rozdelený na viacero častí, aby bola práca prehľadná a intuitívna.
Horná lišta ponuky
V hornej časti detailu sa nachádzajú hlavné ovládacie prvky:
- Stav ponuky – zobrazuje aktuálny stav (napríklad Vytvorená, Odoslaná). Po kliknutí môžete stav zmeniť.
- PDF – otvorí okno pre generovanie cenovej ponuky do PDF.
- Rozšírené menu – obsahuje ďalšie funkcie, ako sú:
- všeobecné nastavenia ponuky,
- preklady textov,
- vytvorenie kópie ponuky,
- export alebo import položiek do XLSX,
- vymazanie ponuky.
Hlavička ponuky
V hornej časti samotnej ponuky sa nachádza hlavička, ktorá obsahuje:
- logo Vašej firmy (ak je nastavené),
- názov a adresu Vašej firmy,
- kontaktné údaje (telefón, e-mail).
Ak logo nemáte nastavené, zobrazí sa názov Vašej firmy ako text. Údaje v hlavičke sa automaticky preberajú z profilu používateľa.
Zákazník v cenovej ponuke
Každá ponuka musí mať priradeného zákazníka. Zákazníka môžete:
- vybrať zo zoznamu existujúcich zákazníkov,
- vytvoriť nového zákazníka priamo z ponuky.
Ak ide o firmu, systém pri zadávaní údajov opäť pomáha vyhľadávaním v registri finančnej správy. Tým sa minimalizujú chyby v identifikačných údajoch.
Základné údaje ponuky
Pod údajmi o zákazníkovi sa nachádzajú tri dôležité polia:
- Dátum – dátum vystavenia ponuky,
- Platnosť do – dátum, do ktorého je ponuka platná,
- Číslo ponuky – jedinečné číslo ponuky.
Všetky tieto údaje je možné manuálne upraviť podľa potreby.
Texty v cenovej ponuke
ProfiPonuka umožňuje pracovať s textami priamo v ponuke.
Text nad položkami
Nad položkami ponuky sa nachádza textové pole, do ktorého môžete vložiť úvodný text, napríklad oslovenie zákazníka alebo stručný opis ponuky.
Text pod položkami
Pod položkami môžete vložiť ďalší text, napríklad doplňujúce informácie, obchodné podmienky alebo poznámky k realizácii.
Tieto texty sa tlačia do PDF a zobrazujú sa aj v interaktívnej ponuke.
Položky cenovej ponuky
Položky predstavujú samotný obsah cenovej ponuky. ProfiPonuka podporuje tri typy položiek, ktoré môžete kombinovať podľa potreby.
Produktová položka
Produktová položka je najčastejšie používaný typ. Pri jej zadávaní stačí začať písať názov a systém automaticky ponúkne produkty, ktoré máte uložené v module Produkty.
Ak zadáte nový názov, ktorý ešte v systéme neexistuje, položka sa automaticky uloží medzi produkty a môžete ju použiť aj v budúcnosti.
Pri produktovej položke zadávate:
- cenu (s DPH alebo bez DPH, podľa nastavení),
- zľavu (žiadna, percentuálna alebo absolútna),
- DPH (ak ste platca DPH).
Ku položke môžete pridať aj obrázok, ktorý sa zobrazí priamo v ponuke.
Poznámka ako položka
Poznámka je špeciálny typ položky bez ceny. Slúži na textové oddelenie sekcií v ponuke, napríklad na vytvorenie nadpisu alebo vysvetľujúceho bloku medzi produktmi.
Použitie poznámok zvyšuje prehľadnosť ponuky a pôsobí profesionálnejšie.
Sumarizácia
Sumarizácia je špeciálna položka, ktorá spočíta ceny od poslednej sumarizácie alebo od začiatku ponuky. Využíva sa najmä pri členení ponuky na viacero logických častí, napríklad:
- prípravné práce,
- realizácia,
- servisné služby.
Každá sekcia tak môže mať vlastnú medzisúčet, čo je veľmi prehľadné pre zákazníka.
Generovanie PDF a tlač cenovej ponuky
Po vytvorení cenovej ponuky je ďalším krokom jej odoslanie zákazníkovi. ProfiPonuka ponúka viacero možností, ako ponuku prezentovať, pričom základom je generovanie profesionálneho PDF dokumentu.
Otvorenie nastavení PDF
V detaile cenovej ponuky kliknete na tlačidlo PDF. Zobrazí sa samostatné okno, v ktorom nastavujete vzhľad a obsah PDF dokumentu. Veľkou výhodou je, že náhľad ponuky sa zobrazuje v reálnom čase, takže okamžite vidíte výsledok každej zmeny.
Šablóny cenových ponúk
ProfiPonuka ponúka niekoľko predpripravených šablón:
- 2 šablóny sú dostupné zdarma,
- 4 šablóny sú dostupné v PREMIUM verzii.
Každá šablóna má vlastné rozloženie a dizajn. Pri zmene šablóny sa automaticky nastavia predvolené farby danej šablóny. Ak používate verziu PREMIUM, môžete si tieto farby následne upraviť podľa firemnej identity.
Nastavenia vzhľadu PDF
V nastaveniach PDF máte k dispozícii množstvo možností, vďaka ktorým si dokument prispôsobíte presne podľa svojich potrieb.
Môžete nastaviť napríklad:
- či sa ceny položiek zobrazujú v riadku alebo v stĺpci,
- veľkosť písma položiek,
- či sa majú tlačiť ceny položiek,
- či sa má tlačiť spodná sumarizácia,
- či sa majú zobrazovať obrázky produktov.
Tieto nastavenia umožňujú vytvoriť jednoduchú aj veľmi detailnú cenovú ponuku podľa typu zákazky.
Stiahnutie, tlač a zdieľanie PDF
Po nastavení vzhľadu ponuky môžete PDF:
- stiahnuť do počítača,
- vytlačiť,
- zdieľať – táto možnosť je vhodná najmä na mobilných zariadeniach, kde môžete PDF rýchlo odoslať e-mailom alebo cez sociálne siete.